kintoneで脱Excelをめざすブログ

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【導入事例】士業の顧客・案件管理をkintone×krewSheetで一元化

めぐみ事務所krew活用事例社会保険労務士法人 めぐみ事務所は東北地方トップクラスの社会保険労務士事務所です。1995年に仙台市で開業して以来、企業それぞれに最適な労務管理を提案し続けています。

今回はめぐみ事務所の主任 原 和也氏とkintone導入を支援し、定着化に導いたITコンサルタントのスマイルアップ合資会社 熊谷 美威氏にお話を伺いました。

紙ベースのデータ管理

一般的に士業と呼ばれる企業での業務管理は担当者に任されることが多く、所属する社会保険労務士が自分の受け持つ顧客(企業)の労務管理に全責任を持っています。資料の保管方法も社労士各自の流儀で行うため、自分以外の担当者がどの案件に対してどのような活動を行っているのか見えづらかったそうです。

「誰かが休んでしまったら書類がどこにファイリングされているのかもわからない。担当者ごとにファイリング方法がバラバラで1つの書類を探すだけで1時間かかるということもありました。」と原氏は振り返っています。

また、公的機関への申請手続きはいまだに紙で行われることも多いこともあり、士業はITによる情報共有やデータ管理が難しく紙ベースでのデータ管理が主流となっているのが現状です。

グループウェアを導入するも失敗

こうした状況に危機感を覚えた原氏はめぐみ事務所の業務改善に乗り出しました。案件の進捗管理と社労士のスケジュール管理を行うためにグループウェアを導入。しかし、入力項目が任意で増やせなかったりページ切替に時間がかかったりと逆に業務の負担になってしまいグループウェアは社内普及に至りませんでした。

そんな状況の中で出会ったのがスマイルアップの熊谷氏です。熊谷氏は以前、士業の業務をkintoneに定着化した実績があります。▼熊谷氏とともに業務改善に取り組んだ「辻野社会保険労務士事務所」

kintone-sol.cybozu.co.jp

熊谷氏とともに本格的に業務改善をスタートさせた原氏。さてどのようにkintoneを業務基盤にしていったのでしょうか。krewSheetの活用法、士業の業務をIT化・クラウド化する場合のポイントも掲載されています。ぜひ、ご覧ください。

krew.grapecity.com