総務部は会社の「ヒト・モノ・カネ・情報」を管理する部門です。会社組織全体を円滑に動かすためにさまざまな業務を担当します。特に給与処理の業務については従業員一人一人の費用や手当を末日までにまとめる必要があり、月末月初は激務という話をよく聞きます。今回の事例では、そんな総務部の業務負担を減らすkintone活用についてお話を伺っています。給与管理に頭を悩ませている方ぜひお読みください。
日本のリゾートブランドである星野リゾートは、現在充実したサービスの提供により事業は順調に拡大を続け全国各地で活躍するスタッフの数も増えています。そんな中、従業員の労務管理を担うグループ総務ユニットでは、全従業員の給与処理の完全自動化を目指し、その一部を「kintone」+「krewSheet」を活用し一歩前進させることに成功しました。今回は、グループ総務ユニットの鎗田 梨恵氏とシステム構築を支援した株式会社ソニックガーデンの赤座 久樹氏にお話を伺いました。
人事管理システムとExcelで仲介していた給与管理
星野リゾートでは、管理職への立候補制度や異動先を希望できる制度、また施設の開業に伴う異動などにより多くのスタッフの異動が日常的に発生しています。そのためグループ総務では、従業員の所属する施設の総支配人・総務担当者と連携し、情報を集約して給与処理を行なっていますが、施設で管理する手当や精算情報をExcelを使ってやり取りしており、ここに大きな課題がありました。
多くのスタッフの手を介してExcelデータを作るため、その過程でフォーマットが崩れたりExcelファイルが壊れたりもします。また、各施設ではそれぞれの情報を別にExcelなどで管理しているので入力が二重作業になっていました。末日までに発生した情報を翌日までにすべて提出する施設の担当者にとっても、さらにそれを加工して給与ソフトに入れるまでを担うグループ総務にとっても、非常にタイトなスケジュールであり負担が大きい要因でした。
kintone＋krewSheetで給与処理システムを構築
2013年にkintoneを導入済みである星野リゾートですが、鎗田氏は星野リゾートの中でもkintoneアプリを最も多く作っている第一人者だといいます。今回の給与処理システムについても鎗田氏が主導。従来のExcelファイルでの配布、手作業による集約、加工を廃止、各自が管理する情報だけを正しくインプットさせることに集中させ、これまでの入力用Excelをそのままkintoneに置き換えたアプリを作成しました。そのアプリに入力インターフェイスとして採用されたのがkrewSheetです。
なぜkrewSheetが採用されたのか、また導入効果については事例ページにてご覧ください。
