Excelで作成した請求書をkintoneに取り込み

請求書や工事台帳のように、Excelの単票形式で管理しているデータはありませんか?

Excelで作成した請求書

これらをデータとして管理・蓄積できていないために、データの活用が進まないという課題を抱えている方が多くいらっしゃいます。

データを適切に管理できると、前回の請求情報がすぐに確認できたり、集計や基幹システムにデータを連携したい時など何かと便利に活用することができます。

krewDataの外部ファイル入出力機能を使用すると、Excelファイルをクラウドストレージの所定の場所に置いておくだけで、krewDataがマスタデータをkintone内に自動で読み込みを行います。

kintoneの外部ファイル入出力機能で請求書Excelを自動取り込みできる

では、この先は具体的なデータを例にお見せします。

使用するデータ

入力データ:請求書 単票形式Excel

Excelの単票形式で作成した請求書ファイルです。ここでは、お客様に提示後のデータという前提とします。

Excelで作成した請求書

このExcelファイルをクラウドストレージ内に保管しておきます。今回は、Box内に該当ファイルを保存します。

boxにExcelの請求書を置く

ワンポイント

このほかにも、OneDrive、Dropboxが使用できます。

出力:請求書アプリ

請求書Excelのデータをこのアプリに出力します。

kintoneで作成した請求書アプリ

krewDataの設定

1.入力アプリの設定

「外部ファイル入力」フォルダに新たに追加されたファイル入力コマンドを使用します。
今回は、「ファイル入力-Box」を使用し、Boxに保存した請求書Excelを選択します。

boxとkintoneを連携するための設定

※実際の手順では、クラウドサービスへのサインインなどの設定が発生しますが、ここでは割愛しています。

テンプレート設定

単票の場合には、テンプレート設定といって、帳票の項目をkintoneアプリのフィールドとして作成するステップがあります。もちろん、明細行はテーブルとして作成することが可能です。

Excelで作成した請求書をkintoneに取り込むための設定

入力アプリのプレビューはこのような状態です。

取り込んだデータのプレビューデータ

2.請求管理アプリに出力するためにデータを調整する

〒を除外する

入力アプリで読み込んだ「郵便番号」には、データそのものに単位が含まれています。素直なデータに調整するために、この単位を除外します。

郵便番号から〒を除外する

データ編集コマンドで数式を設定し、「〒」を除外します。

郵便番号から〒を除外する

支払方法を追加する

支払方法は定数の追加コマンドを使い、「銀行振込」と設定します。

支払方法をフィールドとして追加する

3.請求管理アプリに出力する

最後に請求書アプリにデータを出力します。

kintoneの請求書アプリにデータを出力する

出力結果

krewDataを実行すると、Boxに保存していたExcelデータが請求管理アプリに取り込まれていることが確認できます。

kintoneに取り込んだ請求データ

詳しい設定を確認する

本記事では、大まかな設定をお見せしました。次なるステップとして、krewDataドリルではより詳しい設定をご確認ください。

https://krewdata-drill.grapecity.com/entry/drill-external-invoice/

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kintoneプラグイン「krew(クルー)」

このブログは、kintoneプラグイン「krew(クルー)」を開発・販売するグレープシティ株式会社が運営しています。
krewはkintoneの操作性や機能を拡張するプラグインです。標準機能では実現できないExcelライクな機能な一覧操作を実現することができます。
ブログではkintoneの活用の幅を広げたい方やExcelでのデータ管理に限界を感じている方、グループウェアでの情報管理だけでは足りなくなった方、Excelと同じくらいの簡単さで業務アプリを作成したい方が「kintone」を使ってみようかなと思ったときに役に立つさまざまな情報をお届けします。

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