kintoneで繰越金を含む請求書を作成

今回は「請求管理」に関するトピックをお届けします。

お客様への請求時に過去の未入金額を含めた請求書を発行することがあります。
これは「繰越金」と呼ばれますが、管理が煩雑になったり、特定の担当者に依存してしまうことが課題です。実際に苦労されている経理担当者の方も多いのではないでしょうか。

今回のブログでは、繰越金を含めた金額で請求書を作成する方法をご紹介します。
krewDataドリルで具体的な設定をご確認いただくことができます。アプリテンプレートもゲットできるので、詳細な情報をお求めの方はどうぞ。

【請求管理】繰越金とは?

過去の未入金額を含めた形で作成する請求書です。(一般的には前回請求分)請求書の中に「繰越金」欄を作成しておき、今回請求分と区別がつく形で作成します。
繰越金が発生する理由としては、支払いに間に合わなかったり(経理担当者に請求書がギリギリに届いたから など)、入金額が請求額より少ない場合などが挙げられます。

繰越金を含む請求書

krewDataで繰越金を含む請求書を作成しよう

作成するkintoneアプリの概要

では、ここからは請求書の作成方法について解説します。下の図に沿って4つのアプリを作成しました。
今回は繰越金の管理になるため、入金管理アプリに登録された入金額と請求アプリに登録された請求額に差異があれば、繰越金として今回の請求データに含めます。

kintoneで作成した請求管理システム全体図

顧客マスタアプリ

支払サイトを含む顧客情報を管理するアプリです。krewDataで支払い条件に沿って請求データを作成するよう設定します。

kintoneで作成した顧客マスタアプリ

注文管理アプリ

注文管理アプリでは、受注情報を管理します。ここに登録されたデータを元に請求データを作成します。

kintoneで作成した注文アプリ

請求アプリ

請求情報を管理するアプリです。現時点で登録されているアプリには
帳票を作成する場合には、このアプリにRepotoneUなどを設定して出力するイメージです。

kintoneで作成した請求アプリ

入金管理アプリ

顧客に請求後、入金された情報を登録するアプリです。ここに登録された金額と請求アプリの金額を突き合わせて、繰越金額を計算します。

kintoneで作成した入金管理アプリ

ゴール

ゴールは、請求管理アプリに繰越金を含めた次のようなデータを作成することです。

繰越金を含めた請求データを作成する

【kintoneで請求書作成】krewDataの設定

krewDataで行う設定の全体図

設定の全体図はこちらで、行っていることとしては大きく3つです。
フローが長いと複雑に見えますが、行っていることは意外とシンプルなのでご安心ください。

krewDataで行う設定の全体図
  1. 繰越金額の確認と計算:前月の請求額と入金額を突き合わせて繰越金をチェック&計算
  2. 当月の請求データを作成:注文情報に基づき、当月の請求データを作成
  3. 繰越金と当月の請求を結合:1と2で作成したデータを結合し、繰越金が入った請求データを作成

「繰越金の計算」と「今月の請求データ作成」のように、必要なデータをそれぞれのステップでこしらえて、最後に合体させているんですよ。
一気に考えて難しくしてしまいがちですが、1つずつシンプルに進めるのがポイントです。

1:繰越金額の確認と計算する

まずは繰越金の確認と計算からいきましょう。赤枠内でどのようなデータの整形を行っているか概要をお見せします。

繰越金額の確認と計算する

請求アプリと入金アプリのデータを突き合わせて繰越金を計算する

このステップでは、繰越金の計算を行います。
繰越金を計算するためには、前回請求データと当月の入金データを照合して、差異があるかどうか確認します。

前回請求データと入金データを突き合わせる

突き合わせた後、「前回請求金額 – 入金金額」を計算すれば、繰越金が判明します。

繰越金を計算する

2:当月の請求データを作成する

続いて、当月請求する分の請求データを作成します。赤枠内でどのようなデータの整形を行っているか概要をお見せします。

当月の請求データを作成する

注文アプリから当月請求分のデータを抽出し、請求に必要な形に整形します。

注文アプリから当月請求分のデータを抽出し、請求に必要な形に整形

3:繰越金と当月の請求データを結合する

1と2のステップで作成したデータを結合するステップです。赤枠内でどのようなデータの整形を行っているか概要をお見せします。

繰越金と当月の請求データを結合する

請求書には繰越金と当月請求分が印字された形にしたいので、顧客ごとに各データを結合します。

顧客ごとに各データを結合

結合後のイメージ

結合して、データを整えたのがこちらです。「繰越金に関する情報」と「今回請求に関する情報」の2つが1レコード内に集約されました。

結合後のイメージ

krewDataで必要なデータを自動でこしらえることができるので、下の図のように繰越金を含んだ請求書を作成できるようになります。

繰越金を含んだ請求書を作成

ワンポイント

なお、帳票を印刷するためには「RepotoneU」など別途外部サービスのご契約が必要です。

krewDataで実際の動作を確認しよう

冒頭でもお知らせしましたが、krewDataドリルでは詳細なシナリオをご紹介しています。ぜひご覧ください。

また、お試しいただくにはトライアルの申請が必要です。こちらからお申し込みください。https://krew.grapecity.com/trial/krewdata.htm

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