予実管理と一口に言っても、業務によって様々な管理方法があると思います。今回紹介する「予実管理」はサクッとシンプルに管理したいときにお勧めの方法で、実際にグレープシティの社内でも運用中のアプリです。krewSheetによって、kintoneのテーブルを最大限活用することができるようになるため、１アプリだけで予実管理を運用できます！
Excelで実現できないデータ管理をkintoneで実現する
Excelでは柔軟なレイアウトを実現することができるため、kintoneに業務を移行した後にExcelのあのレイアウトだったら・・・。と悩まれるケースもあると思います。しかしながら、kintoneだからこそ実現できるデータの管理方法もあります。
それが、テーブルです。
フォームにテーブル（表）を追加する – kintone ヘルプ
Excelではセル単位にデータが独立しているので、基本的に関連するデータを紐づけて表示するのが苦手です。一方、kintoneはレコード間のデータの紐づけをテーブルで管理できます。マスターディテールと呼ばれる、「1:多」のデータ管理が可能です。
このkintoneアプリの例では、１つの案件データに対して、複数の活動履歴の情報を管理します。活動履歴の部分に「テーブル」を利用しています。
今回は、この「テーブル」をフル活用して、予実管理アプリを作成します。
kintoneでシンプルな予実管理
今回紹介する予実管理は以下のようなライトなケースです。グレープシティの社内では部門内の予算を管理するために数名で運用をしているアプリです。
- 部門内等の小規模で管理したい場合
- 予算に対して実績の明細が十数件ほど
- 予算と実績で管理したい情報が金額のみ
予実管理を行う為のkintoneアプリの構成
利用するアプリの構成はこんな感じです。ポイントは以下になります。
- アプリ構造：予算単位のレコードに対して実績明細をテーブルで管理（予算 : 実績 = 1 : 多）
- テーブルレコードの集計値（「実績」）を実績合計（計算フィールド）に表示
実績の明細はテーブルで管理するので、予算に対してそれほど多くの実績明細にならない業務が対象になります。
| フィールド名 | フィールド型 | 主な設定 |
| 年度 | 数値 | |
| 製品 | ドロップダウン | |
| 科目 | ドロップダウン | |
| 用途 | 文字列（１行） | |
| 予算 | 数値 | |
| 実績合計 | 計算 | SUM（実績） |
| 残額 | 計算 | 予算-実績合計 |
| 消化率 | 計算 | 実績合計/予算*100 |
| 備考 | 文字列（複数行） | |
| 管理者フラグ | チェックボックス | |
| 詳細用途 | 文字列（１行） | テーブル |
| 執行日 | 日付 | テーブル |
| 実績 | 数値 | テーブル |
| 経理処理 | チェックボックス | テーブル |
| 請求書 | 添付ファイル | テーブル |
予実管理アプリの運用
運用する上でおさえておきたい要件は以下のような点になります。
- 各予算の残額と消化率を一覧で確認したい
- 実績の明細を簡単に確認したい
- 全体の予算消化状況を把握したい
- 一覧上で実績を入力したい
kintone 標準一覧
作成したアプリをkintoneの標準一覧で表示すると以下のようになります。
標準一覧でもテーブルのデータを表示することができるため、この一覧でも管理できなくはないですが、先ほど挙げた「全体の予算消化状況を把握したい」と「一覧上で実績を入力したい*」という要件を満たすことはできません。
*kintoneの標準一覧ではテーブルのデータを編集することができません。
krewSheetで表示
krewSheetはkintoneの一覧をExcelライクに表示・編集できるプラグインですkrewSheetによりこの一覧を表示すると、先ほどの要件をすべて満たすことができます。
- 「集計行」を利用することでアプリ内の各フィールドの合計値を表示させることができます。これにより全体の予算消化状況を把握することができます。
- 予算レコードを選択したタイミングでそれに紐づく実績データが下段のシートに表示されます。
- 「一覧上からkintoneのテーブルを追加・編集・削除を行うことができる」ので、一覧上からも実績データを入力できます。
※画面のデータはサンプルデータです。運用中のものとは異なります。
このようにkrewSheetを活用すると、テーブルを利用しているアプリでは業務効率が一段と上がります。
無料のお試し版も用意しておりますので、ぜひお試しください！
kintoneで実現したい様々な予実管理
今回紹介したシンプルな予実管理の他に、kintone＋krewシリーズを利用することで、予算アプリと実績アプリのようにkintoneの複数アプリを跨いでいるケースや複雑なレイアウト構造を持つアプリ等、小規模から大規模まで様々なパターンの予実管理を実現することができます。
もっと複雑な予実管理を実現したいという方は別な記事やコンテンツでも紹介しているので、ぜひこちらもチェックしてみてください。
【ブログ】Excelで行っていた予実管理をkintoneでも行いたい
【ブログ】kintoneで予実管理を行おう！ーデータ構造が異なるアプリ同士を突き合わせて予実管理を実現ー
krewData厳選シナリオ集（PDF資料）
https://download.krew.grapecity.com/materials/krewdata_scenarios.pdf
