Excelで行っていた予実管理をkintoneでも行いたい!-kintoneで予実管理を行うコツと方法(基本編)

kintoneでExcelと同じように予実管理をしたい方はいませんか?
この記事ではExcelで作成した予実管理表を例に、kintoneで予実管理を行う時の課題と実現方法についてご紹介します。
これから新たに予実管理を行われたい方にもおすすめの内容です!

kintoneでもExcelのように予実管理を行いたい

Excelで作成した予実管理表で行っていた管理と同様のことを、kintoneでも実現したいという声をよく耳にします。
まずは、Excelで作成した予実管理表を例に、Excelと比較した時にkintoneの運用で課題になる点をご説明します。

Excelでの予実管理

こちらはExcelで作成した予実管理表です。予算と実績セルに値を入力することで、差異や達成率が算出されます。実績値は別シートで管理しているデータの合計値を参照しています。

Excelでの予実管理

◎Excelで予実管理を行うメリット
・別ブック/別シートの参照など自由度の高い計算で表が作成できること
・関数を使って複雑な計算が行えること

kintoneで予実管理は行える?

予実管理表をkintoneでアプリ化すると、多くの場合はこのように予算アプリと実績管理アプリの2つでデータを管理します。

kintoneで予実管理アプリを作成

Excelのように各アプリから値を参照して[実績÷予算]と計算したいところなのですが、この2つアプリの間には見えない壁があります。
というのも、予算と実績が異なるアプリにある場合には、同様の計算を行うことができません。Excelで例えるならば、「別ブック/別シートの参照」での計算が行えないイメージです。

kintoneではアプリが異なるアプリ間の集計は行えない

kintoneでできること

もう少しだけ少し掘り下げてお話したいので、kintoneでできることを2つ挙げます。

1.同じレコード内にあるフィールド同士で計算する (計算フィールド)
例)単価と数量を計算して小計を計算

kintoneの計算フィールドでできること

 2.1つのアプリに登録されたデータを元に集計する(グラフ)
例)案件管理アプリのデータを元にグラフや表を作成

kintoneのグラフ機能でできること

このように、kintoneで行える計算や集計は常に1つのアプリやレコード内で完結します。
そのため、予実管理のようにアプリが複数に分かれる場合には、目的とする計算を行うことができなくなってしまいます。

【テンプレート付き】kintoneで予実管理を実現する方法

kintoneで予実管理を行う為には、「アプリ間の壁」がキーワードになりますね。
この課題を、krewDataで解決する方法をご紹介します。

下の図のように、バラバラだったアプリをピンク色の予実管理アプリに統合(結合)します。
これにより、予実管理アプリでは予算と実績を持つので、達成率や差異を計算できるようになります。
また実績が複数レコード存在する場合に、グループ化して1レコードにまとめることも可能です。

krewDataでkintoneでの予実管理を可能にする

以下ページでは、krewDataを使った予実管理の具体的な設定方法を解説します。

krewdata-drill.grapecity.com

テンプレートをご自身の環境に読み込んで、同じシナリオを試すことができます。こちらのページの【前準備】からダウンロードしてご利用ください。

krew.grapecity.com

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