kintoneで脱Excelをめざすブログ

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請求書作成に追われている方必見!kintoneで合計請求書が作れるプラグイン

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kintoneで受注情報を管理していると、登録したデータを利用して請求書の発行まで行いたいという要望があがります。しかし、いざ請求書の作成を行おうとすると自社の請求書発行パターンをスムーズに実現することが難しく、複雑な操作を行いながら業務をされているという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、顧客ごとに請求書を発行する場合のkintone活用方法と業務負担を軽減するkrewDataの活用方法をご紹介します。

請求書の発行パターンとkintone活用法

請求書の発行パターンは主に以下の2つがあげられます。

  1. 注文ごとに請求書を1枚発行する(個別請求書)
  2. 顧客ごとに注文が明細として表示された請求書を1枚発行する(合計請求書)

請求書の発行パターン

では、2つのパターンをkintoneで実現するにはどのようにしたらよいのでしょうか。それぞれ解説していきます。

個別請求書の場合

以下のように、注文アプリからkintoneのアクション機能を利用して請求書を発行する方法がおススメです。注文アプリにアクションボタンを設定すると、アクションボタンをクリックした直後に請求アプリにレコードを1件作成することができます。請求データに必要なフィールドのみコピーされるよう設定をしておき、その他の項目については必要に応じて入力します。 

個別請求書の発行方法

▼アクション機能について確認する

アプリアクションでできること - kintone ヘルプ

合計請求書の場合

合計請求書を1と同じくアクション機能を利用して作成すると、以下の図のようになります。レコードの合算ができないため、合計請求書にはやや不向きです。本記事では、krewDataを活用することでこの課題を解決する方法についてご紹介します。

合計請求書の作成方法

kintone+krewDataで合計請求書を作成する

krewDataは「kintoneアプリのデータを自由自在に集計/加工/アプリ間結合」することができ、2の合計請求書を作成するパターンでは次のメリットが得られます。

      • 複数の注文レコードを集約した請求用の1レコードを作成できるようになる。
      • アクションボタンをクリックして請求データを作成する必要がなくなる。
      • 請求書の発行状況が確認できるようになる。

注文アプリの概要

注文ごとに1レコード作成し、注文数と単価、金額を管理するアプリです。同じ顧客でも注文が複数あればレコードを複数作成します。このアプリのデータをkrewDataで顧客ごとに1レコードに集約し1枚の請求書を作成できるよう設定します。現在このアプリにはレコードが12件登録されています。

注文アプリの一覧画面

注文アプリのレコード

今回のゴール

注文アプリでは3件あったピーチ農園さんのレコードを1レコードに集約し、注文の明細が請求アプリのテーブルとして出力されるように設定します。

合計請求書の作成

集計フローの全体図

krewDataではコマンドと呼ばれる「行いたいこと」を繋ぎ合わせていくことで、kintoneアプリのデータを加工します。今回は下の図のように設定をしました。

krewDataの集計フロー

請求書作成フローの設定をしてみよう

(1)入力アプリを選択する

今回の例では注文アプリのデータを請求アプリに集約したいので、入力アプリは注文アプリとなります。プレビューに切り替えると、データが今どんな形になっているか確認することができます。

入力アプリの設定

(2)注文ごとの明細をテーブル内に集約する

今度は注文アプリに登録されている注文ごとのレコードを、請求アプリで会社単位のレコードとして集約します。この時、注文明細はテーブルに保存されるよう設定します。この設定には、以下のように「テーブル作成コマンド」を利用します。

注文明細をテーブルに集約

(3)請求番号を採番する

顧客とのやり取り時に意思疎通をしたり、関連レコードで後から他のアプリと連携を取りやすくするために請求番号を採番します。ここで利用するのは「データ編集」コマンドです。今回は設定をシンプルにするためにROW関数を利用しています。

請求番号の採番

(4)出力アプリを選択する

出力方法のラジオボタンで「更新」を選択し、「更新または追加」のチェックをすることにより、請求アプリ上で更新キーに一致する既存レコードがある場合は更新され、更新キーに一致するレコードが存在しない場合は新しくレコードを作成します。ここでは「顧客番号」と「請求番号」、「請求月」を更新キーに設定しています。

出力アプリ

請求書アプリへの出力結果

(4)までの設定を行った後にkrewDataの設定画面の右上にある「実行」ボタンをクリックします。このボタンをクリックすることによって、請求書アプリに請求書用のレコードが作成されます。

フローの実行

請求書アプリではピーチ農園さんのレコードがどのように作成されているのでしょうか。確認してみましょう。

以下は実行ボタンをクリックした後の請求書アプリの一覧画面です。注文アプリでは12件登録されていたレコードがこのアプリでは月ごとにまとめられており、4件となっています。ピーチ農園さんの1月請求分のレコードは赤枠内です。1月請求分として1レコードに集約されており、3件の注文明細はテーブル内に記載されていることが分かります。

請求書アプリの一覧画面

注文アプリで請求書の発行状況を確認する

ここまでの設定で合計請求書用のデータを作成できるようになりました。

今度はkrewDataによって請求書データが作成された後に、注文アプリで請求書が発行されたのか把握するため、注文アプリの「請求番号」フィールドに請求番号を更新するよう設定を加えます。注文アプリには請求書が発行されたか区別できるように請求情報を確認するフィールド(赤枠内)を予め設けておきます。

注文アプリの請求フラグ

赤枠内がこれから行う設定です。

請求情報の追記

(5)出力アプリを選択する

請求番号を採番後に元の注文アプリにデータを上書きするために、出力アプリとして注文アプリを選択します。

出力アプリの設定

すると、注文アプリで空欄だった「請求番号」フィールドが上書きされています。これで顧客から営業担当者に請求書について問い合わせがあった場合にも、すぐに状況を確認して対応ができます。

請求番号の確認

まとめ

集計や入力効率のためにレコードが複数に分かれる設計でアプリを作成することがあります。しかし、実際の業務に当てはめてみると、今回の請求書発行業務のように最終的に1レコードに集約した形にしたい、などレコードの構成を変更したいという要望が出てきます。そのような場合にはkrewDataを活用することでデータを必要な形に加工することができます。トライアルは以下のページより行っていただけます。

krew.grapecity.com

アプリテンプレートでスグに試そう

本記事で解説した設定を皆さんのkintone環境に取り込んですぐに体感していただけるよう、アプリのテンプレートとアプリに取り込むデータ、krewDataの設定ファイルを準備しました。以下よりダウンロードしていただけますので、ぜひお試しください。

ダウンロードはこちらから

セットに含まれる内容
  • 合計請求書テンプレート
    (注文書アプリ、請求書アプリ、krewData専用アプリのアプリテンプレート)
  • 注文アプリ_取り込みファイル
    注文アプリに取り込む入ったファイル
  • krewData設定ファイル
    krewData専用アプリに取り込むファイル
取り込み手順
  1. 合計請求書テンプレートを読み込んでアプリを3つ作成する
  2. 注文書アプリにcsvの取り込みデータを読み込む
  3. krewData専用アプリに設定ファイルを読み込む
  4. 入出力アプリの選択ダイアログで注文アプリと請求アプリをそれぞれ選択する
  5. krewData設定画面でフローの設定がされていることを確認する
  6. 実行ボタンをクリックし、以下を確認する
    ・請求書アプリにレコードが4件作成されている
    ・注文アプリの「請求番号」フィールドに請求番号が更新されている

※テンプレートの読み込みは、以下ページにて詳しい画面を見ながら手順をご確認いただけます。

krew.zendesk.com