kintoneで脱Excelをめざすブログ

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請求書作成に追われている方必見!kintoneで合計請求書が作れるプラグイン

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kintoneで受注情報を管理していると、登録したデータを利用して請求書の発行まで行いたいという要望があがります。
しかし、いざ請求書の作成を行おうとすると自社の請求書発行パターンをスムーズに実現することが難しく、複雑な操作を行いながら業務をされているという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、顧客ごとに請求書を発行する場合のkintone活用方法と業務負担を軽減するkrewDataの活用方法をご紹介します。

請求書の発行パターンとkintone活用法

請求書の発行パターンは主に以下の2つがあげられます。

  1. 注文ごとに請求書を1枚発行する(個別請求書)
  2. 顧客ごとに注文が明細として表示された請求書を1枚発行する(合計請求書)

請求書の発行パターン

では、2つのパターンをkintoneで実現するにはどのようにしたらよいのでしょうか。それぞれ解説していきます。

個別請求書の場合

以下のように、注文アプリからkintoneのアクション機能を利用して請求書を発行する方法がおススメです。
注文アプリにアクションボタンを設定すると、アクションボタンをクリックした直後に請求アプリにレコードを1件作成することができます。請求データに必要なフィールドのみコピーされるよう設定をしておき、その他の項目については必要に応じて入力します。 

個別請求書の発行方法

▼アクション機能について確認する
アプリアクションでできること - kintone ヘルプ

合計請求書の場合

合計請求書を1と同じくアクション機能を利用して作成すると、以下の図のようになります。レコードの合算ができないため、合計請求書にはやや不向きです。

本記事では、krewDataを活用することでこの課題を解決する方法についてご紹介します。

合計請求書の作成方法

kintone+krewDataで合計請求書を作成する

krewDataは「kintoneアプリのデータを自由自在に集計/加工/アプリ間結合」することができ、2の合計請求書を作成するパターンでは次のメリットが得られます。

      • 複数の注文レコードを集約した請求用の1レコードを作成できるようになる。
      • アクションボタンをクリックして請求データを作成する必要がなくなる。
      • 請求書の発行状況が確認できるようになる。

注文アプリの概要

注文ごとに1レコード作成し、注文数と単価、金額を管理するアプリです。
同じ顧客でも注文が複数あればレコードを複数作成します。
このアプリのデータをkrewDataで顧客ごとに1レコードに集約し1枚の請求書を作成できるよう設定します。

現在このアプリにはレコードが12件登録されています。

注文アプリの一覧画面

注文アプリのレコード

今回のゴール

注文アプリでは3件あったピーチ農園さんのレコードを1レコードに集約し、注文の明細が請求アプリのテーブルとして出力されるように設定します。

合計請求書の作成

集計フローの全体図

krewDataではコマンドと呼ばれる「行いたいこと」を繋ぎ合わせていくことで、kintoneアプリのデータを加工します。今回は下の図のように設定をしました。

請求書を作成する為のデータ編集フロー

請求書作成フローの設定をしてみよう

(1)入力アプリを選択する

今回の例では注文アプリのデータを請求アプリに集約したいので、入力アプリは注文アプリとなります。
プレビューに切り替えると、データが今どんな形になっているか確認することができます。

krewData 入力アプリの設定内容

(2)注文ごとの明細をテーブル内に集約する

今度は注文アプリに登録されている注文ごとのレコードを、請求アプリで会社単位のレコードとして集約します。
この時、注文明細はテーブルに保存されるよう設定します。この設定には、以下のように「テーブル作成コマンド」を利用します。

注文明細をテーブルに集約

(3)出力アプリを選択する

出力方法のラジオボタンで「更新」を選択し、「更新または追加」のチェックをすることにより、請求アプリ上で更新キーに一致する既存レコードがある場合は更新され、更新キーに一致するレコードが存在しない場合は新しくレコードを作成します。

ここでは「顧客番号」と「請求月」を更新キーに設定しています。

出力アプリの選択

(3)-ⅱ 出力アプリで請求番号と明細番号を採番する

出力アプリで「請求番号」と「明細番号」を採番します。設定は2ステップです。

1.レコードの出力順序の設定 2.自動採番設定

レコードの出力順序の設定

まずは、レコードの出力順序を設定します。
この後に行う採番設定では、この設定で並び替えた順に採番を行います。

レコードの出力順序の設定

自動採番設定

次に、各採番の設定を確認しましょう。
請求番号は次のように設定します。ここでは、「202001-1」「202001-2」のように「請求年+月+連番」のように採番されるよう設定しています。

レコードの自動採番設定

明細番号も同様に設定を行います。

明細番号の自動採番設定

請求書アプリへの出力結果

(4)までの設定を行った後にkrewDataの設定画面の右上にある「実行」ボタンをクリックします。このボタンをクリックすることによって、請求書アプリに請求書用のレコードが作成されます。

請求書を作成するフローを実行

請求書アプリではピーチ農園さんのレコードがどのように作成されているのでしょうか。確認してみましょう。

以下は実行ボタンをクリックした後の請求書アプリの一覧画面です。
注文アプリでは12件登録されていたレコードがこのアプリでは月ごとにまとめられており、4件となっています。ピーチ農園さんの1月請求分のレコードは赤枠内です。
1月請求分として1レコードに集約されており、3件の注文明細はテーブル内に記載されていることが分かります。

出力されたレコード結果

まとめ

集計や入力効率のためにレコードが複数に分かれる設計でアプリを作成することがあります。
しかし、実際の業務に当てはめてみると、今回の請求書発行業務のように最終的に1レコードに集約した形にしたい、などレコードの構成を変更したいという要望が出てきます。

そのような場合にはkrewDataを活用することでデータを必要な形に加工することができます。トライアルは以下のページより行っていただけます。

krew.grapecity.com

アプリテンプレートでスグに試そう

本記事で解説した設定を皆さんのkintone環境に取り込んですぐに体感していただけるよう、アプリのテンプレートとアプリに取り込むデータ、krewDataの設定ファイルを準備しました。以下よりダウンロードしていただけますので、ぜひお試しください。

ダウンロードはこちらから

セットに含まれる内容
  • 合計請求書テンプレート
    (注文書アプリ、請求書アプリ、krewData専用アプリのアプリテンプレート)
  • 注文アプリ_取り込みファイル
    注文アプリに取り込む入ったファイル
  • krewData設定ファイル
    krewData専用アプリに取り込むファイル
取り込み手順
  1. 合計請求書テンプレートを読み込んでアプリを3つ作成する
  2. 注文書アプリにcsvの取り込みデータを読み込む
  3. krewData専用アプリに設定ファイルを読み込む
  4. 入出力アプリの選択ダイアログで注文アプリと請求アプリをそれぞれ選択する
  5. krewData設定画面でフローの設定がされていることを確認する
  6. 実行ボタンをクリックし、以下を確認する
    ・請求書アプリにレコードが4件作成されている
    ・注文アプリの「請求番号」フィールドに請求番号が更新されている

※テンプレートの読み込みは、以下ページにて詳しい画面を見ながら手順をご確認いただけます。
https://krew.zendesk.com/hc/ja/articles/360011699413

事例をチェック!krewDataで請求書発行にかかる工数を大幅削減

こちらは、株式会社ジョイゾー様が公開されているリードブレーン株式会社様の事例です。
ジョイゾー様のシステム39を利用して、kintoneに請求業務を一本化。さらにkrewDataを活用して請求データの自動作成を行い、毎月の請求業務にかかる工数を大幅に削減されたのだそうです。事例も併せてご覧ください!

www.joyzo.co.jp