kintoneで脱Excelをめざすブログ

kintoneで脱Excelを検討している方や活用の幅を広げたいと考えている人に必要な情報をお届けします。グレープシティ株式会社krewチームが運営しています。

"コピペ"を無くすkintone活用!Excel関数を使い、80回のコピペをたった1回に減らした話

f:id:tme0503:20180801213034p:plain 今回はkrewSheetを使った業務改善事例!

面倒なコピー&ペーストを、Excel関数を使うことで自動化しました。80回のコピペ作業をたった1回に減らした活用方法を紹介します。

kintoneだけでなく、krewSheetまで必要になった課題とは?導入の経緯から実際の設定方法まで、まるっと公開します!

なぜkintoneを使い始めたのか

まず、あなた誰?

業務イメージが浮かびやすいように、まず私が何者なのかを説明しますね。

私は松井と申します。普段、サイボウズで営業をしています。具体的には代理店営業の担当で、ある一社を担当しています。ここでは、仮にその代理店を「グレープ商事」としましょう。

グレープ商事との情報共有には、kintoneがフル活用されています。通称「グレキン」。資料箱・相談窓口などのアプリを使い、毎日のように連絡を取り合っています。

人伝いに使い勝手の良さが広まり、今では数百名以上が利用しています。もはや1つのコミュニティですね。

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グレープ商事と使うkintoneのポータル(イメージです)


しかし、利用人数が増えていく裏では、管理業務に問題が起きていました。ログインに必要なアカウントの発行作業が滞り始めていたのです。

kintoneを使い始めた理由

グレキンを使うには、もちろんkintoneのアカウントが必要です。依頼を受けると、私が発行・通知を行います。

元々はメールで依頼を受けていました。自ずとタスク管理は私の頭の中へ。。対応漏れが起き始めてしまい、kintone化をした経緯があります。

具体的には専用の依頼フォームを作り、自動でkintoneに登録されるようにしました。kintoneに入ればこっちのもの。プロセス管理・リマインド通知でタスク管理します。

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専用フォームのイメージ


kintoneのおかげで対応漏れは無事解決!利用者が増えたことでグレキンの認知が広がり、発行依頼が増える効果もありました。

しかし、そんな成功もつかの間。新たな課題が現れます。依頼がどんどん増えていき、今度は対応遅延が起き始めたのです。。

kintone導入後の課題

発行の依頼は週に5〜10件届きます。営業業務の傍でやるには、ちょっと重たい事務作業。。

簡単な作業なら良いのですが、これがまぁ面倒。情報をひたすらコピペする作業なんですね。

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この画面にひたすらコピペしていきます


1人当たり8回もコピペ作業があります。10人なら80回、、だいたい30分はかかります。やる気が起きず、寝かしてしまっていたことも多々。。(ゴメンナサイ。。)

このままではマズイ。私は更なる改善に向けて立ち上がることを決めます。次の目標は「コピペ絶滅」です!

kintoneに足りない機能

コピペを無くす方法、それはCSVを使ったアカウント作成です。kintoneのインポート機能を使い作成します。

そこで、インポートに必要な項目を、全てアプリ側に置くことにしました。必要なデータは依頼フォームでもらい、私は一切入力しない理想形です。

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必要な項目は以外と多いです


しかしアプリを作って見ると、この方法には2つの課題がありました。2種類のデータを自動で作るためには、どうしてもkintoneの機能が足りなかったのです。

文字の抽出機能

IDを自動で作るには文字を部分的に抽出する機能が必要でした。

運用ルールで、IDはメールアドレスの@より前を使う決まりでした。例えば「matsui@grapeshoji.co.jp」なら「matsui」がIDです。

@より前を自動抽出したいのですが、kintoneではそれができません。元々はコピペでしたが二度とゴメンです。これは何か仕組みが必要だ。。

ランダムな文字列生成

また、パスワードになる文字列を自動で生成する機能も必要でした。

パスワードはインポートするCSVに書いておく必要があります。もちろん共通ではなく、人によって違うもの。ランダムに8文字が作られて欲しいですね。

これもkintoneには無い機能。手入力だけは絶対に嫌です。。さてどうやって作るものか。

Excelの関数ならできる

調べていくと、どちらもExcelの関数なら実現できることが分かりました。しかしkintoneで使える関数はSUMくらいなものです。

うーん、kintoneでexcelに書き出してから関数を入れる。。?想像するだけで面倒そうですね。。

ん?Exlcel??そういえば、Excel関数が使えるプラグインがあったような!?

krewSheetの設定

そう、Excelと言えばkrewSheetですね。2つの課題とも関数で解決ができました。私はどの情報も手入力する必要はありません。

その結果がこちら。

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ID作成が緑色、パスワードの作成が青色です


今回は実際に設定した関数もご紹介します。

※画像の列名=kintoneのフィールドコードの前提でご覧ください

IDの自動作成

設定した関数式
    LEFT(Emailアドレス,FIND("@",Emailアドレス)-1)

@を見つけてその1文字前から抽出する式です。これでメールアドレスの@より前を自動で作ることができました。

krewSheetでパスワード生成

設定した関数式
    IF(パスワード="",(CONCATENATE(MID(設定用1,(RANDBETWEEN(1,設定用2)),1)...(略)...,MID(設定用1,(RANDBETWEEN(1,設定用2)),1))),パスワード)

    ※8桁のパスワードを作る場合の式です。長いので省略をしました。
    式を省略せずに見る
    IF(パスワード="",(CONCATENATE(MID(設定用1,(RANDBETWEEN(1,設定用2)),1),MID(設定用1,(RANDBETWEEN(1,設定用2)),1),MID(設定用1,(RANDBETWEEN(1,設定用2)),1),MID(設定用1,(RANDBETWEEN(1,設定用2)),1),MID(設定用1,(RANDBETWEEN(1,設定用2)),1),MID(設定用1,(RANDBETWEEN(1,設定用2)),1),MID(設定用1,(RANDBETWEEN(1,設定用2)),1),MID(設定用1,(RANDBETWEEN(1,設定用2)),1))),パスワード)

8桁のパスワードを生成する式です。設定用1のフィールドには全ての英数字と一部の記号が書かれていて、ランダムに8つの文字を抽出しています。

埋め込み

krewSheetは関数で出した結果をkintoneに埋め込む(保存する)ことができます。逆に言うと、二次利用するには埋め込む必要があります。

裏側で埋め込み設定をすると、保存時に自動で埋め込みをしてくれる仕組みです。

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krewSheetの設定画面で埋め込むフィールドを選びます

導入の効果

データは揃いました。あとはcsvに書き出してインポートすれば、一括でアカウントが作れます。

今まで最大30分かかっていた作業は、なんと5分で終えられるように!

Before Afterを図に表すとこんな感じです。ポイントも説明していきます。 f:id:tme0503:20180801110220p:plain

コピペが80回→1回に!

改善前は1人あたり8回のコピペが必要でしたが、今では0回になりました!

全行程で必要なコピペは一回だけ。しかも、こんなExcelライクな簡単コピぺです。こんな一括コピペなら許せます!

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IDをコピペすると、同時にPASSもコピーされます


コピペは作業を複雑にします。いつか引継ぐことも考えると、単純なボタン操作にできたことは嬉しい限りです。

全員分を一括作成!

これまでは必要な人数分を繰り返す作業でしたが、改善により一括作成ができるようになりました。

用意する必要があるcsvが3種類あります。それぞれ一覧を用意しているので、あとは書き出して使うだけです。

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一覧をうまく使えば、作業フローを単純化できます

オートフィルで一括完了フラグ

作業が終わったら、レコードのフラグを完了にします。レコードを1つずつ開く必要はありません。マウスでピーっと引っ張れば完了です!

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kintoneに欲しかったのは、この一括操作ですよね!

メール・Webフォーム連携で更なる効率化!

発行したアカウント情報は、ボタンからメールでおしらせします。

これはメール連携ソフト「kMailer」を使うことで、4クリックで送信できるようになりました。これはkMailerの一括送信機能のおかげです。

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メール送信ボタンから一括送信ができる

先に書いたWebフォーム連携と併せて、詳細は私のkintoneブログで公開中です!是非合わせてご覧ください^^

まとめ

いかがだったでしょうか。kintoneと連携製品をフルに使い、業務を改善してみました。部分々々だけでも、参考になれば幸いです。

各ライセンス料を考えると、この業務1つだけでは高いと思います。しかし、kintoneの良いところは、こんな改善アプリをいくつも作れること。改善が増えるほど、コストパフォーマンスが高くなります。

krewSheetは特に幅広い業務で利用が見込める連携製品です。ぜひkintoneと併せてご検討いただければと思います!

無料お試し版もございますので、詳細は製品ページをご覧ください。


また、今回はキンスキ.comとのコラボ記事です。ご紹介したwebフォームとメールの連携は、コチラで詳細を紹介しています。ぜひ併せてご覧ください!